信息沟通的六个步骤
信息沟通也叫联络式交流，指的是人与人之间传达信息和思想的过程。信息沟通是我们进行协调工作的基础。在组织内部，它把个人和群体联结起来，成为一个有机整体;在组织外部，它促进组织与其他组织和社会公众的相互理解，建立起良好的外部环境。
一个完整的信息沟通过程，必须具备三个基本要素：发送人、接受人和传送的信息，而具体过程可分为六个步骤；
1．发送人获得某种观点、想法或事实，并且有发送出去的意向。这一环节很重要，必须小心行事。如果观点不正确或一些事情没有得到证实，就被轻率传送出去，将会给组织造成严重的后果。
2．发送人将这些信息编译成易于理解的符号，如语言、文字、图表或手势等，并且力求表达准确完整，避免信息失真。要达到这一要求，需要一定的知识和技能。
3．发送人选择适当的信息通路(书信、文件、电话等)将上述符号传递给接受人。
4.接受人由通路接受这些符号。
5．接受人将这些符号译为具有特定含义的信息。
6．接受人对信息作出自己的理解并据此采取相应的行动。接受人的理解取决于接受人的知识、技能、态度。必要时接受人可作出信息反馈，表述自己的理解和意见。
信息沟通的四种形式
了解了信息沟通的过程后，需要进一步了解信息沟通的形式。在实际中，信息沟通的形式有很多，如下图所示。正因为有了多种沟通形式，我们在进行目标的沟通时才有多种选择。而哪种或哪几种沟通形式更有效，将视我们企业的实际情况而定。
各种沟通形式各有其特点及优缺点：
1．按组织系统，可分为正式沟通和非正式沟通
正式沟通是以正式组织系统为渠道的信息传递，如组织之间的公函往来，组织内各单位的文件传递、指示分布、工作汇报和简报编发等。它的特点是沟通速度较慢，有时会发生信息漏损、曲解等情况。
非正式沟通是正式沟通渠道以外的信息传递，如职工间的私人交谈、传播“小道消息”等。它的特点是大都用口头传播，速度快，消失也快，传递过程中信息失真扭曲严重。
2．按沟通方向，可分为下行沟通、上行沟通、横向沟通和斜向沟通
下行沟通是上级向下级传达信息，是自上而下的沟通。在发布命令、明确任务、协调行动等方面下行沟通起着重要作用，因此被广泛采用。其缺点是容易形成一种“权力气氛”，影响士气。上行沟通是下级向上级呈报信息，是自下而上的沟通，在信息上报、培育感情、确认信息等方面有着重要作用，但上报的信息不一定会受到重视，而且在传递过程中，有些信息常被筛选掉。
横向沟通是同一层次的机构和人员之间的沟通，斜向沟通是不同层次的机构和人员之间的沟通。两者都有利于克服信息传递的延误，有利于相关部门间的协调和理解，是纵向传递很好的补充。
3．按信息是否反馈，可分为单向沟通和双向沟通
信息沟通时，一方只发出售息，另一方只接受信息，不反馈意见，这就是单向沟通，例如上级发文件，作报告，组织向外单位发信函等就属于这种情况。单向沟通的优点是快速简便：缺点是发送人难以确认对方是否收到信息，是否正确理解信息，接受人无法表达自己的意见和困难，可能产生不安甚至抗拒心理。因此，单向沟通适用于例行事件、简单事件的场合。
信息沟通时，接受人接到信息后，再把自己的意见反馈给发送人，这就是双向沟通，而且可以进行多次反复。双向沟通的优点是信息传递正确，沟通效果好，而且能交流惑情，增进友谊；其缺点是消耗时间多，传递速度慢，发送人有时会产生心理压力。双向沟通适用于复杂事件、例外事件的场合。
4．按沟通方式，可分为口头沟通、书面沟通和体态语言沟通
口头沟通主要是指面对面的交谈，也包括小组讨论、电话、“小道消息”的传播等。口头沟通的优点在于：传递迅速、反馈迅速；可以直接从面部表情了解对方的真实感情；方便易行，几乎不用准备。其缺点在于：如果考虑不周，用词不当，易于引起误解；多层口头传递易于造成信息失真；口说无凭，难以日后查证。
书面沟通是用书面文字进行的沟通，如文件、报告、备忘录、布告、电子邮件等。书面沟通的优点在于：便于长期保存，随时查问。
体态语言沟通是通过眼神、面部表情、手势或身体的其他动作来进行的特殊形式的沟通。这种沟通形式最大的特点在于往往能反映出人们的真实感情。
组织网络沟通
与个人间的沟通不一样，组织沟通涉及到客人和群体的沟通，其沟通渠道往往形成沟通网络。沟通网络与其组织结构形式密切相关，主要包括链式网络、轮式网络、全渠道式网络、倒Y式网络等。不同形式的沟通网络各有特点，适用于不同情况。若组织规模庞大，需要多层管理，则链式网络比较有效；若要求快速沟通，强力控制，则轮式网络较为有效；若是咨询、协商型组织，则全渠道式网络较好；若领导人工作繁重，需要有人帮助筛选信息，则倒Y式网络较合适。
链式网络。表示多层沟通，信息从上到下、或从下向上逐级传递。多层次组织的纵向命令下达或逐级汇报即属此类。
轮式网络。表示管理者分别与多个下属联络沟通，下属之间没有联系。企业内经理与下属职能部门之间单独的信息沟通即属此类。
全渠道式网络。表示组织内每一个人(部门)都可以与其他人(部门)直接沟通，无中心人物(部门)，所有成员都处于平等地位。委员会组织形式即属此类。
倒Y式网络。表示一个领导人通过第二级与若干第三级发生间接沟通。董事长通过总经理与中层干部间接沟通即属此类。